Mengembangkan Sistem Organisasi Untuk Efisiensi Yang Lebih Baik

Mengembangkan Sistem Organisasi Untuk Efisiensi Yang Lebih Baik

Pernahkah Anda merasa bisnis Anda akan menghentikan hari Anda? Hal ini terjadi pada hampir semua pengusaha pada awalnya. Terkadang, itu karena pengusaha memulai dengan mengisi setiap fungsi yang ditawarkan bisnis mereka, mulai dari menjawab telepon hingga benar-benar menghasilkan produk. Bisnis benar-benar berangsur-angsur semakin dibatasi oleh jumlah jam yang bisa dilakukan pengusaha.

Jika tidak, ada sesuatu yang berubah, bisnis berhenti berkembang. Ini juga mulai menyerupai pekerjaan sesuatu yang benar-benar tidak dapat dilupakan oleh pengusaha. Ini biasanya adalah titik di mana pengusaha mempekerjakan karyawan pertamanya – namun seringkali, ini tidak menyelesaikan masalah. Pengusaha terjebak dalam usaha untuk memastikan karyawan melakukan hal-hal yang “benar”.

Sistem Pengembangan

Sistem adalah cara yang ditentukan untuk melakukan sesuatu dan ini bisa berlaku untuk setiap bagian bisnis Anda. Anda bisa mengembangkan “cara terbaik” untuk menjawab telepon dan kemudian Anda bisa menuliskannya dalam bentuk naskah. Sejak saat itu, siapa pun yang menjawab telepon hanya perlu mengamati naskah untuk menjawab telepon seperti yang Anda inginkan.

Jika karyawan tersebut meninggalkan perusahaan, karyawan berikutnya hanya perlu mengikuti naskahnya. Ada skrip untuk presentasi penjualan. Ada petunjuk khusus untuk pemasaran. Petunjuk ini bisa sesederhana mungkin dalam mencatat bahwa posting blog ditulis setiap hari Senin, direct mailer keluar sekali sebulan dan panggilan tindak lanjut terjadi setiap hari Kamis.

Saat Anda mengembangkan lebih banyak dan lebih banyak sistem, Anda membebaskan diri Anda lebih dan lebih lagi. Anda dapat mengalihkan perhatian dari semua masalah dalam melakukan setiap fungsi bisnis Anda. Sebagai gantinya, Anda dapat bekerja untuk menemukan orang lain untuk melakukan fungsi tersebut. Anda dapat memverifikasi bahwa mereka mengikuti sistem Anda dan kemudian Anda dapat mengerjakan lebih banyak sistem. Inilah yang bekerja “pada” bisnis Anda, bukan tentang semua yang ada “dalam” bisnis Anda.

Sistem Berikan Nilai Lebih Terhadap Bisnis Anda

Ketika seseorang membeli waralaba, mereka tidak hanya membeli nama merek, mereka membeli sistem spesifik yang menyebabkan kesuksesan franchise tersebut. Sistem adalah alasan pasti mengapa McDonald’s seperti kesuksesan kebanyakan waralaba McDonald’s berjalan persis seperti yang dilakukan McDonalds lainnya, terlepas dari siapa yang memiliki atau mengelola cabang individu.

Jika Anda mengembangkan sistem untuk perusahaan Anda, Anda membuka kemungkinan mengubah perusahaan tersebut menjadi waralaba, menciptakan peluang yang menguntungkan untuk masa depan Anda. Jika Anda tidak tertarik dengan waralaba, Anda harus tahu bahwa mungkin tertarik untuk menjual bisnis itu suatu hari nanti. Memiliki sistem di tempat, semua dicatat dengan hati-hati dalam manual operasi, akan membuat bisnis Anda jauh lebih berharga.

Kurangnya sistem, berarti Anda benar-benar hanya menjual “FFE” – perabot, perlengkapan dan peralatan – dan mungkin juga sebuah lokasi. Menawarkan sistem, berarti Anda menjual bisnis turn-key yang telah terbukti sukses. Yang terakhir ini bernilai lebih banyak uang, berarti Anda akan menikmati hasil kerja keras dan kreativitas Anda yang jauh lebih tinggi daripada yang seharusnya Anda miliki.

Strategi untuk Meningkatkan Efektivitas Organisasi

Memperoleh karir sebagai profesional bisnis setelah menyelesaikan pendidikan tinggi dalam kepemimpinan organisasi secara online memberi kesempatan untuk fokus pada peningkatan efektivitas perusahaan. Efektivitas organisasi berkaitan dengan efisiensi bisnis; Namun, seorang profesional juga harus fokus pada layanan berkualitas. Kunci keefektifan organisasi adalah menggunakan alat dan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan tertentu.

1. Memanfaatkan Sumber Daya Manusia

Bagian sumber daya manusia dari setiap perusahaan memainkan peran kunci dalam efektivitas organisasi perusahaan. Menurut Forbes, personil sumber daya manusia memberikan bantuan dengan efektivitas organisasi dengan membantu merancang strategi bisnis baru. Karena profesional sumber daya manusia di perusahaan memainkan peran penting dalam mempekerjakan karyawan baru, hal itu juga berdampak pada tujuan perusahaan.

Dapatkan profesional sumber daya manusia yang terlibat dalam perancangan dan implementasi perubahan dalam perusahaan untuk memperbaiki organisasi. Mereka menawarkan perspektif unik yang dapat diabaikan oleh pemimpin dan berperan aktif dalam mengidentifikasi profesional yang tepat untuk posisi baru di dalam perusahaan.

2. Fokus pada Pendidikan dan Pertumbuhan

Kepemimpinan organisasi memerlukan tindakan aktif untuk bekerja dengan kelompok dan individu yang berbeda. Seorang pemimpin harus memahami kekuatan dan kelemahan para profesional yang berbeda sebelum membuat rencana tindakan untuk memperbaiki keefektifan organisasi.

Sebelum membuat perubahan pada perusahaan, pertimbangkan pendidikan para profesional di berbagai bidang bisnis. Cari tahu tentang kemampuan, keterampilan dan kekuatan mereka. Identifikasi kelemahan mereka atau area di mana profesional tertentu menghadapi kesulitan saat bekerja sebagai tim.

Setelah mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan profesional dengan latar belakang pendidikan yang berbeda, fokus pada pertumbuhan perusahaan dengan membangun tim yang efektif. Kembangkan tim dengan keterampilan dan kekuatan yang saling melengkapi. Dorong para profesional untuk bekerja menuju tujuan tertentu dan berikan tugas berdasarkan keahlian, pengetahuan dan latar belakang mereka.

Efisiensi dalam perusahaan memerlukan pemahaman tentang berbagai profesional dan peran mereka dalam bisnis, serta cara untuk meningkatkan kemampuan mereka atau menggunakan keterampilan unik.

3. Menjaga Pelanggan dalam Pikiran

Efektivitas organisasi hanya bekerja dengan baik saat mengevaluasi kebutuhan dan kepentingan pelanggan. National Academies Press menyatakan bahwa manajemen mutu sama pentingnya dengan efisiensi keseluruhan perusahaan. Jika seorang profesional tidak menyediakan produk atau layanan yang berkualitas, maka pelanggan mencari alternatif untuk kebutuhan dan sasaran mereka.

Mintalah pelanggan untuk mengisi survei atau menjawab pertanyaan tentang layanan yang diberikan. Cari tahu apa yang diinginkan pelanggan dari perusahaan atau layanan yang mereka anggap paling berharga untuk kebutuhan dan sasaran mereka. Untuk bisnis dengan interaksi langsung dengan pelanggan, berikan pilihan anonim bagi pelanggan untuk mengisi keluhan atau memberikan umpan balik.

Gunakan halaman media sosial atau alat online lainnya untuk mendapatkan umpan balik dari klien. Izinkan pelanggan untuk meninggalkan komentar atau tunjukkan kelemahan dari perusahaan dengan mengajukan pertanyaan di media sosial atau blog perusahaan.

4. Bekerja pada Kualitas Layanan atau Produk

Meskipun klien berperan dalam efektivitas perusahaan, bisnis juga harus mengidentifikasi tingkat kualitas yang sesuai untuk produk atau layanan yang diberikan. Kuncinya berfokus pada keseimbangan kualitas dengan solusi biaya yang efektif. Tujuan bisnis apa pun adalah memperbaiki produk tanpa melebihi anggaran atau kisaran harga yang ditetapkan.

Kepemimpinan organisasi membutuhkan partisipasi aktif dalam proses pengambilan keputusan. Tanyakan kepada para profesional di berbagai bidang bisnis untuk mendapatkan saran tentang memperbaiki produk tanpa meningkatkan biaya bahan. Diskusikan cara mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tertentu tanpa mengurangi kualitas produk atau layanan akhir.

Dengan melibatkan profesional yang berbeda dari berbagai bidang dalam proses pengambilan keputusan, seorang pemimpin memperoleh banyak perspektif dan gagasan tentang cara yang lebih baik untuk memperbaiki organisasi.

5. Gunakan Teknologi

Alat teknologi memainkan peran penting dalam efisiensi dan efektivitas perusahaan. Manfaatkan komputer, tablet atau smartphone untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Gunakan perangkat lunak atau alat berbagi untuk menjaga anggota tim yang berbeda selalu mutakhir dengan keadaan proyek, walaupun mereka tidak aktif mengerjakan bagian proyek tertentu.

Bekerja dengan profesional teknologi untuk menentukan cara terbaik untuk melindungi informasi bisnis dan klien tanpa melebihi anggaran yang ditetapkan. Gunakan program perangkat lunak yang dirancang khusus untuk meningkatkan efisiensi atau efektivitas di kantor. Misalnya, gunakan spreadsheet untuk organisasi yang lebih baik atau siapkan sistem perkantoran untuk berbagi informasi di antara anggota tim atau profesional yang berbeda dalam bisnis.

Efektivitas organisasi adalah strategi bisnis yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi perusahaan tanpa mengurangi kualitas produk atau layanan. Dengan bekerja dengan para profesional di berbagai bidang atau di tingkat pendidikan yang berbeda, pemimpin memperoleh gagasan baru untuk membantu mengurangi biaya, memperbaiki produk dan memberikan layanan pelanggan yang berkualitas.

Arti Budaya Organisasi

Budaya organisasi berkaitan dengan perilaku satu set karyawan dalam lingkungan kerja yang sama;

  • Visi dan nilai organisasi, bagaimana mereka bertindak dan terlibat dengan organisasi.
  • Nilai yang mereka anggap tindakan ini.
  • Tujuan pribadi mereka dan bagaimana hal ini sesuai dengan tujuan organisasi.
  • Bagaimana karyawan saling terlibat dalam pekerjaan.

Ini berkaitan dengan seberapa baik para karyawan memahami misi, visi dan tujuan perusahaan, sesuatu yang ingin kita sebut arti epik. Setiap karyawan dalam organisasi harus tahu apa yang ingin dicapai perusahaan, namun tujuan organisasi ini juga harus sesuai dengan tujuan individu mereka sendiri.

Ini penting dan ini adalah fakta yang sering diabaikan. Tidaklah cukup bagi karyawan untuk melakukan tugas mereka karena “itu hanya pekerjaan saya” atau “Saya perlu menghasilkan uang entah bagaimana”. Rute menuju keterlibatan karyawan adalah jalan dua arah dan karyawan Anda perlu percaya bahwa setiap pertumbuhan organisasi akan menghasilkan pertumbuhan pribadi dan pengembangan profesional.

Budaya organisasi yang kuat membantu bisnis bekerja seperti mesin yang diminyaki dengan baik, di mana setiap karyawan bertindak sesuai dengan nilai perusahaan. Melibatkan karyawan di perusahaan dengan budaya kerja yang baik jauh lebih mudah karena mereka semua tahu apa yang perlu dilakukan, mengapa dan bagaimana mereka bekerja sama untuk mencapainya.

Bila budaya organisasi tidak sekuat, keselarasan nilai perusahaan tidak begitu jelas. Ini berarti lebih banyak usaha yang harus dilakukan dalam mengendalikan karyawan, memantau perilaku mereka dan membuat mereka bekerja seefisien mungkin. Keuntungan dari budaya perusahaan yang baik sudah jelas. Artinya, pemantauan kurang dibutuhkan oleh manajer dan pimpinan tim dan bahwa pekerjaan karyawan lebih tinggi nilainya bagi perusahaan.

Perusahaan dengan budaya yang jelas dapat dengan mudah memasukkan karyawan baru ke dalam rangkaian keyakinan perusahaan dan mendorong cara bekerja yang sesuai dengan tujuan dan visi perusahaan secara keseluruhan. Karyawan dalam perusahaan dengan budaya yang baik juga lebih terlibat, termotivasi untuk berhasil dan menunjukkan loyalitas organisasi yang lebih banyak, yang dapat dianggap kurang memungkinkan untuk meninggalkan perusahaan dan cenderung menjadi advokat organisasi.

Ini semua menggabungkan sesuatu untuk menciptakan lingkungan kerja tim yang baik dan komunitas karyawan yang terlibat, di mana setiap orang dapat berkontribusi demi kebaikan keseluruhan. Jelas budaya organisasi yang baik adalah sesuatu yang harus dicita-citakan. Tidak hanya berkembang biak lingkungan kerja yang baik, tapi juga meningkatkan keterlibatan antara karyawan, tim, departemen dan organisasi secara keseluruhan.